Setakat ini hanya satu respons berkaitan dengan masukan “Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi”. Respons itu datangnya daripada Cikgu Mohd Ariffin dari Lahad Datu, Sabah. Beliau menyatakan, di akhir surat kita perlu meletakkan singkatan. Pandangan beliau memang betul. Istilah bagi singkatan itu ialah inisial.
Makna asal inisial ialah huruf pertama pada perkataan atau nama orang. Hal ini tercatat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kamus Bahasa Melayu Nusantara, Kamus Inggeris Melayu Dewan dan Cassell Concise English Dictionary. Longman Dictionary of Contemporary English, menambah, initials (jamak) bermaksud turutan semua huruf pertama dalam nama kita. Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat (KDEK) pula, inisial ialah deretan dua atau tiga huruf besar yang digunakan oleh individu bagi mewakili nama penuh masing-masing. Takrifan KDEK hampir sama maksudnya dengan pengertian inisial dalam konteks surat rasmi.
Rumusannya, inisial ialah singkatan nama orang. Singkatan itu terdiri daripada deretan huruf pertama nama itu. Huruf itu ditulis dengan menggunakan huruf besar. Kita bebas untuk memasukkan huruf B untuk menunjukkan bin/binti dalam singkatan itu. Jumlah huruf yang lazim (baku) ialah dua atau tiga. Namun penggunaan lebih daripada tiga huruf tidaklah dihalang.
Berdasarkan rumusan yang di atas, kita dapat mengemukakan inisial contoh. Kita boleh menggunakan AE untuk Adnan Endut, MNR untuk Mohd Nordin Ramli dan MIAR untuk Mohd Isa Abd Razak. Jikalau bin dan binti termasuk dalam nama kita, maka kita boleh menggunakan inisial ABE untuk Adnan bin Endut, MNBR untuk Mohd Nordin bin Ramli dan MIBAR untuk Mohd Isa bin Abd Razak. Walaupun ejaan baku bagi bin/binti menggunakan huruf kecil, demi keselarasan visual, inisial kita tetap menggunakan huruf besar.
Apabila kita ingin mengetengahkan inisial yang baku, gunakan dua atau tiga huruf sahaja. Misalnya, inisial baku Adnan bin Endut ialah AE atau ABE, inisial baku Mohd Nordin bin Ramli ialah MN atau MNR dan inisial baku Mohd Isa bin Abd Razak ialah MI atau MIA atau MIR.
Walau bagaimanapun, adalah lebih baik kita melakukan penyelarasan. Dalam arena pendidikan, tiga huruf lazim digunakan dalam jadual waktu dan pelbagai dokumen, termasuk inisial dalam surat rasmi. Semasa saya menjadi penjawat awam, semua rakan seorganisasi mengetahui bahawa MIR ialah inisial saya. Warga organisasi kami tahu bahawa ABE adalah untuk Adnan bin Endut, MNR adalah untuk Mohd Nordin bin Ramli dan RBE adalah untuk Ruslin bin Ekon.
Apabila dua atau lebih inisial sama, satu cara menyelaraskannya adalah dengan menggunakan dua huruf pertama diikuti dengan angka. Misalnya, inisial baku Ahmad bin Abdul, Ali bin Abu dan Alawiah binti Asmahudi ialah ABA. Penyelarasannya, AA1 untuk Ahmad Abdul, AA2 untuk Ali bin Abu dan AA3 untuk Alawiah binti Asmahudi.
Dalam konteks surat rasmi, inisial ialah kod yang berupa singkatan nama pendraf dan jurutaip surat itu. Inisial diletakkan pada bahagian paling bawah dan di kiri halaman surat. Jikalau ada “salinan kepada”, inisial diletakkan selepas butiran penerima salinan.
Inisial pendraf surat menggunakan huruf besar. Bagi membezakan inisial pendraf dengan inisial jurutaip, lazimnya inisial jurutaip menggunakan huruf kecil. Contohnya adalah seperti yang di bawah.
Contoh 1a
Bahagian tandatangan, nama dan jawatan orang yang menandatangani surat.
ABE/nba
Contoh 1b
Bahagian tandatangan, nama dan jawatan orang yang menandatangani surat.
s.k.
1. Pegawai Pendidikan Daerah X
2. Guru Besar SK Y
MMA/mts
Dalam contoh 1a, ABE ialah deretan huruf awal Adan bin Endut. Beliaulah yang mendraf surat itu. Orang yang menaip surat ialah Norazline binti Abdullah. Inisialnya ialah nba. Dalam contoh 1b, pendraf surat ialah Maimunah binti Muhamad Ali. Inisialnya ialah MMA. Jurutaip surat itu pula ialah Mary Teresa Sumpong. Inisialnya ialah mts.
Inilah inisial contoh yang lazim kita temukan dalam surat rasmi. Dalam contoh ini, deretan tiga huruf besar mewakili nama pendraf. Deretan tiga huruf kecil pula mewakili nama jurutaip. Garis miring condong ke kanan memisahkan kedua-dua inisial itu. Tiada ruang antara garing miring dengan kedua-dua inisial.
Saya belum pernah menerima surat yang inisialnya menggunakan lima huruf. Namun saya pernah menerima beberapa pucuk surat yang inisialnya menggunakan empat huruf. Selain itu, pada tahun ini saya sudah menerima empat pucuk surat daripada Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) Malaysia. Inisial pendraf dalam keempat-empat pucuk surat itu menggunakan dua huruf besar. Inisial jurutaipnya pula ada yang menggunakan dua huruf dan ada juga yang menggunakan tiga huruf. Inisial jurutaip dalam keempat-empat pucuk surat itu menggunakan huruf kecil.
Penelitian saya terhadap beberapa banyak surat rasmi menunjukkan inisial jurutaip menggunakan huruf kecil. Antara contohnya termasuklah RAB/mc yang tercatat dalam sepucuk surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan (SPA).
Pada tahun 70-an, edaran diperbanyak dengan mesin pendua (siklostil). Antara inisial contoh yang saya temukan dalam edaran itu termasuklah MNL/ahs/mad. Inisial ketiga itu ialah singkatan nama orang yang mencetak surat.
Apabila kita menggunakan komputer secara meluas pula, jurutaip dan pencetak sudah kurang berfungsi. Pada kurun ke-21, saya mendapati ada beberapa banyak surat menggunakan inisial seperti MIR/=, ABE/= dan RBE/=. Inisial ini bermaksud pendraf, penaip dan pencetak ialah orang yang sama.
Mengapakah kita perlu mencatat inisial dalam surat rasmi? Adakah keperluan ini sentiasa dipatuhi? Adakah pendraf ialah orang yang menandatangani surat? Saya berharap pembaca blog ini sudi meninggalkan jawapan dalam ruangan ulasan.
Selain itu, biasa kita temukan tarikh dan/atau masa tercatat selepas inisial. Kita dapat menulisnya dengan berbagai-bagai cara. Antaranya termasuklah 20090829 untuk tarikh 29 Ogos 2009 dan 10.00 pagi untuk masa. Sebenarnya perkara ini dan apa-apa perkara lain yang tercatat selepas inisial wajar dihuraikan. Namun, biarlah masukan ini bernoktah di sini.
Makna asal inisial ialah huruf pertama pada perkataan atau nama orang. Hal ini tercatat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kamus Bahasa Melayu Nusantara, Kamus Inggeris Melayu Dewan dan Cassell Concise English Dictionary. Longman Dictionary of Contemporary English, menambah, initials (jamak) bermaksud turutan semua huruf pertama dalam nama kita. Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat (KDEK) pula, inisial ialah deretan dua atau tiga huruf besar yang digunakan oleh individu bagi mewakili nama penuh masing-masing. Takrifan KDEK hampir sama maksudnya dengan pengertian inisial dalam konteks surat rasmi.
Rumusannya, inisial ialah singkatan nama orang. Singkatan itu terdiri daripada deretan huruf pertama nama itu. Huruf itu ditulis dengan menggunakan huruf besar. Kita bebas untuk memasukkan huruf B untuk menunjukkan bin/binti dalam singkatan itu. Jumlah huruf yang lazim (baku) ialah dua atau tiga. Namun penggunaan lebih daripada tiga huruf tidaklah dihalang.
Berdasarkan rumusan yang di atas, kita dapat mengemukakan inisial contoh. Kita boleh menggunakan AE untuk Adnan Endut, MNR untuk Mohd Nordin Ramli dan MIAR untuk Mohd Isa Abd Razak. Jikalau bin dan binti termasuk dalam nama kita, maka kita boleh menggunakan inisial ABE untuk Adnan bin Endut, MNBR untuk Mohd Nordin bin Ramli dan MIBAR untuk Mohd Isa bin Abd Razak. Walaupun ejaan baku bagi bin/binti menggunakan huruf kecil, demi keselarasan visual, inisial kita tetap menggunakan huruf besar.
Apabila kita ingin mengetengahkan inisial yang baku, gunakan dua atau tiga huruf sahaja. Misalnya, inisial baku Adnan bin Endut ialah AE atau ABE, inisial baku Mohd Nordin bin Ramli ialah MN atau MNR dan inisial baku Mohd Isa bin Abd Razak ialah MI atau MIA atau MIR.
Walau bagaimanapun, adalah lebih baik kita melakukan penyelarasan. Dalam arena pendidikan, tiga huruf lazim digunakan dalam jadual waktu dan pelbagai dokumen, termasuk inisial dalam surat rasmi. Semasa saya menjadi penjawat awam, semua rakan seorganisasi mengetahui bahawa MIR ialah inisial saya. Warga organisasi kami tahu bahawa ABE adalah untuk Adnan bin Endut, MNR adalah untuk Mohd Nordin bin Ramli dan RBE adalah untuk Ruslin bin Ekon.
Apabila dua atau lebih inisial sama, satu cara menyelaraskannya adalah dengan menggunakan dua huruf pertama diikuti dengan angka. Misalnya, inisial baku Ahmad bin Abdul, Ali bin Abu dan Alawiah binti Asmahudi ialah ABA. Penyelarasannya, AA1 untuk Ahmad Abdul, AA2 untuk Ali bin Abu dan AA3 untuk Alawiah binti Asmahudi.
Dalam konteks surat rasmi, inisial ialah kod yang berupa singkatan nama pendraf dan jurutaip surat itu. Inisial diletakkan pada bahagian paling bawah dan di kiri halaman surat. Jikalau ada “salinan kepada”, inisial diletakkan selepas butiran penerima salinan.
Inisial pendraf surat menggunakan huruf besar. Bagi membezakan inisial pendraf dengan inisial jurutaip, lazimnya inisial jurutaip menggunakan huruf kecil. Contohnya adalah seperti yang di bawah.
Contoh 1a
Bahagian tandatangan, nama dan jawatan orang yang menandatangani surat.
ABE/nba
Contoh 1b
Bahagian tandatangan, nama dan jawatan orang yang menandatangani surat.
s.k.
1. Pegawai Pendidikan Daerah X
2. Guru Besar SK Y
MMA/mts
Dalam contoh 1a, ABE ialah deretan huruf awal Adan bin Endut. Beliaulah yang mendraf surat itu. Orang yang menaip surat ialah Norazline binti Abdullah. Inisialnya ialah nba. Dalam contoh 1b, pendraf surat ialah Maimunah binti Muhamad Ali. Inisialnya ialah MMA. Jurutaip surat itu pula ialah Mary Teresa Sumpong. Inisialnya ialah mts.
Inilah inisial contoh yang lazim kita temukan dalam surat rasmi. Dalam contoh ini, deretan tiga huruf besar mewakili nama pendraf. Deretan tiga huruf kecil pula mewakili nama jurutaip. Garis miring condong ke kanan memisahkan kedua-dua inisial itu. Tiada ruang antara garing miring dengan kedua-dua inisial.
Saya belum pernah menerima surat yang inisialnya menggunakan lima huruf. Namun saya pernah menerima beberapa pucuk surat yang inisialnya menggunakan empat huruf. Selain itu, pada tahun ini saya sudah menerima empat pucuk surat daripada Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) Malaysia. Inisial pendraf dalam keempat-empat pucuk surat itu menggunakan dua huruf besar. Inisial jurutaipnya pula ada yang menggunakan dua huruf dan ada juga yang menggunakan tiga huruf. Inisial jurutaip dalam keempat-empat pucuk surat itu menggunakan huruf kecil.
Penelitian saya terhadap beberapa banyak surat rasmi menunjukkan inisial jurutaip menggunakan huruf kecil. Antara contohnya termasuklah RAB/mc yang tercatat dalam sepucuk surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan (SPA).
Pada tahun 70-an, edaran diperbanyak dengan mesin pendua (siklostil). Antara inisial contoh yang saya temukan dalam edaran itu termasuklah MNL/ahs/mad. Inisial ketiga itu ialah singkatan nama orang yang mencetak surat.
Apabila kita menggunakan komputer secara meluas pula, jurutaip dan pencetak sudah kurang berfungsi. Pada kurun ke-21, saya mendapati ada beberapa banyak surat menggunakan inisial seperti MIR/=, ABE/= dan RBE/=. Inisial ini bermaksud pendraf, penaip dan pencetak ialah orang yang sama.
Mengapakah kita perlu mencatat inisial dalam surat rasmi? Adakah keperluan ini sentiasa dipatuhi? Adakah pendraf ialah orang yang menandatangani surat? Saya berharap pembaca blog ini sudi meninggalkan jawapan dalam ruangan ulasan.
Selain itu, biasa kita temukan tarikh dan/atau masa tercatat selepas inisial. Kita dapat menulisnya dengan berbagai-bagai cara. Antaranya termasuklah 20090829 untuk tarikh 29 Ogos 2009 dan 10.00 pagi untuk masa. Sebenarnya perkara ini dan apa-apa perkara lain yang tercatat selepas inisial wajar dihuraikan. Namun, biarlah masukan ini bernoktah di sini.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan