Mereka Memerlukan Kursus Pengurusan Surat Rasmi dan Sistem Fail

(ENCIK RASIMIN BIN BADUK)
Pegawai A,
Organisasi B.

Encik Rasimin baru bertugas di Organisasi B. Pada suatu pagi, seorang kerani menghulurkan sepucuk surat untuk ditandatanganinya. Penulisan surat itu kemas dan bahasanya baik. Encik Rasimin memuji usaha kerani itu.

Kemudian Encik Rasimin meminta si kerani memerhatikan namanya di bahagian bawah surat itu. Dia bertanya, “Mengapakah puan letakkan ‘encik’ di hadapan nama saya?”

“Saya minta maaf, encik. Saya tidak tahu encik sudah naik haji.”

“Insya-Allah, saya akan ke Mekah pada tahun hadapan. Jadi, jikalau saya sudah ke Mekah, puan akan letakkan gelaran ‘tuan haji’ di hadapan nama saya dalam surat seperti ini?”

Kerani itu terdiam. Dia kelihatan gelisah. Mendung khuatir bergantungan pada wajahnya. Beberapa ketika kemudian, dia berkata dengan nada ragu, “Encik, saya ikut format surat dahulu. Surat daripada beberapa pejabat yang lain juga meletakkan gelaran ‘encik’ atau gelaran lain seperti ‘tuan haji’ sebelum nama pegawai.”

Encik Rasimin teringat bahawa dia pernah menerima beberapa pucuk surat seperti yang dimaksudkan oleh keraninya itu. Lalu dia berkata, “Memang benar, puan. Sebelum ini saya pernah menerima beberapa pucuk surat seperti yang puan nyatakan itu daripada pejabat pendidikan daerah dan sekolah tertentu. Sebenarnya, penggunaan kata sapaan ‘encik’ dan sebagainya sebelum nama pegawai yang bertanggungjawab menandatangani surat itu merupakan satu kesilapan.”

“Tetapi, encik ….” kata kerani itu dengan nada khuatir.

“Ya, beritahu saya apa-apa yang puan fikirkan,” Encik Rasimin memberikan dorongan.

“Bukankah penggunaan kata ‘encik’ dan sebagainya itu merupakan panggilan hormat untuk pegawai yang menandatangani surat?”

Kini giliran Encik Rasimin pula terdiam. Mendung hairan bergantungan pada wajahnya. Mujurlah kecerahan mindanya berjaya menghalau mendung hairan itu. Dia meminta keraninya duduk dengan tenang dan bersedia mendengar penjelasannya dengan hati terbuka.

Dia berjaya memberikan penjelasan kepada kerani itu dengan bahasa yang mudah. Si kerani memahami huraian pegawainya dan dia segera membetulkan kesilapan itu. Tidak lama kemudian, kerani itu masuk semula ke bilik kerja Encik Rasimin sambil menghulurkan surat yang sudah dimurnikan.

Encik Rasimin menandatangani surat itu. Kemudian dia menghulurkan surat yang sudah ditandatangani itu kepada si kerani sambil berkata, “Selepas ini, puan bawa surat bersama-sama dengan fail yang berkenaan.”

Setelah si kerani berlalu, Encik Rasimin mendail nombor pegawai eksekutif. Semasa menunggu jawapan daripada pegawai eksekutif, dia berkata kepada dirinya sendiri, “Mereka memerlukan kursus pengurusan surat rasmi dan sistem fail.”