Mereka Memerlukan Kursus Pengurusan Surat Rasmi dan Sistem Fail

(ENCIK RASIMIN BIN BADUK)
Pegawai A,
Organisasi B.

Encik Rasimin baru bertugas di Organisasi B. Pada suatu pagi, seorang kerani menghulurkan sepucuk surat untuk ditandatanganinya. Penulisan surat itu kemas dan bahasanya baik. Encik Rasimin memuji usaha kerani itu.

Kemudian Encik Rasimin meminta si kerani memerhatikan namanya di bahagian bawah surat itu. Dia bertanya, “Mengapakah puan letakkan ‘encik’ di hadapan nama saya?”

“Saya minta maaf, encik. Saya tidak tahu encik sudah naik haji.”

“Insya-Allah, saya akan ke Mekah pada tahun hadapan. Jadi, jikalau saya sudah ke Mekah, puan akan letakkan gelaran ‘tuan haji’ di hadapan nama saya dalam surat seperti ini?”

Kerani itu terdiam. Dia kelihatan gelisah. Mendung khuatir bergantungan pada wajahnya. Beberapa ketika kemudian, dia berkata dengan nada ragu, “Encik, saya ikut format surat dahulu. Surat daripada beberapa pejabat yang lain juga meletakkan gelaran ‘encik’ atau gelaran lain seperti ‘tuan haji’ sebelum nama pegawai.”

Encik Rasimin teringat bahawa dia pernah menerima beberapa pucuk surat seperti yang dimaksudkan oleh keraninya itu. Lalu dia berkata, “Memang benar, puan. Sebelum ini saya pernah menerima beberapa pucuk surat seperti yang puan nyatakan itu daripada pejabat pendidikan daerah dan sekolah tertentu. Sebenarnya, penggunaan kata sapaan ‘encik’ dan sebagainya sebelum nama pegawai yang bertanggungjawab menandatangani surat itu merupakan satu kesilapan.”

“Tetapi, encik ….” kata kerani itu dengan nada khuatir.

“Ya, beritahu saya apa-apa yang puan fikirkan,” Encik Rasimin memberikan dorongan.

“Bukankah penggunaan kata ‘encik’ dan sebagainya itu merupakan panggilan hormat untuk pegawai yang menandatangani surat?”

Kini giliran Encik Rasimin pula terdiam. Mendung hairan bergantungan pada wajahnya. Mujurlah kecerahan mindanya berjaya menghalau mendung hairan itu. Dia meminta keraninya duduk dengan tenang dan bersedia mendengar penjelasannya dengan hati terbuka.

Dia berjaya memberikan penjelasan kepada kerani itu dengan bahasa yang mudah. Si kerani memahami huraian pegawainya dan dia segera membetulkan kesilapan itu. Tidak lama kemudian, kerani itu masuk semula ke bilik kerja Encik Rasimin sambil menghulurkan surat yang sudah dimurnikan.

Encik Rasimin menandatangani surat itu. Kemudian dia menghulurkan surat yang sudah ditandatangani itu kepada si kerani sambil berkata, “Selepas ini, puan bawa surat bersama-sama dengan fail yang berkenaan.”

Setelah si kerani berlalu, Encik Rasimin mendail nombor pegawai eksekutif. Semasa menunggu jawapan daripada pegawai eksekutif, dia berkata kepada dirinya sendiri, “Mereka memerlukan kursus pengurusan surat rasmi dan sistem fail.”

Konsep dan Penggunaan Inisial

Setakat ini hanya satu respons berkaitan dengan masukan “Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi”. Respons itu datangnya daripada Cikgu Mohd Ariffin dari Lahad Datu, Sabah. Beliau menyatakan, di akhir surat kita perlu meletakkan singkatan. Pandangan beliau memang betul. Istilah bagi singkatan itu ialah inisial.

Makna asal inisial ialah huruf pertama pada perkataan atau nama orang. Hal ini tercatat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kamus Bahasa Melayu Nusantara, Kamus Inggeris Melayu Dewan dan Cassell Concise English Dictionary. Longman Dictionary of Contemporary English, menambah, initials (jamak) bermaksud turutan semua huruf pertama dalam nama kita. Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat (KDEK) pula, inisial ialah deretan dua atau tiga huruf besar yang digunakan oleh individu bagi mewakili nama penuh masing-masing. Takrifan KDEK hampir sama maksudnya dengan pengertian inisial dalam konteks surat rasmi.

Rumusannya, inisial ialah singkatan nama orang. Singkatan itu terdiri daripada deretan huruf pertama nama itu. Huruf itu ditulis dengan menggunakan huruf besar. Kita bebas untuk memasukkan huruf B untuk menunjukkan bin/binti dalam singkatan itu. Jumlah huruf yang lazim (baku) ialah dua atau tiga. Namun penggunaan lebih daripada tiga huruf tidaklah dihalang.

Berdasarkan rumusan yang di atas, kita dapat mengemukakan inisial contoh. Kita boleh menggunakan AE untuk Adnan Endut, MNR untuk Mohd Nordin Ramli dan MIAR untuk Mohd Isa Abd Razak. Jikalau bin dan binti termasuk dalam nama kita, maka kita boleh menggunakan inisial ABE untuk Adnan bin Endut, MNBR untuk Mohd Nordin bin Ramli dan MIBAR untuk Mohd Isa bin Abd Razak. Walaupun ejaan baku bagi bin/binti menggunakan huruf kecil, demi keselarasan visual, inisial kita tetap menggunakan huruf besar.

Apabila kita ingin mengetengahkan inisial yang baku, gunakan dua atau tiga huruf sahaja. Misalnya, inisial baku Adnan bin Endut ialah AE atau ABE, inisial baku Mohd Nordin bin Ramli ialah MN atau MNR dan inisial baku Mohd Isa bin Abd Razak ialah MI atau MIA atau MIR.

Walau bagaimanapun, adalah lebih baik kita melakukan penyelarasan. Dalam arena pendidikan, tiga huruf lazim digunakan dalam jadual waktu dan pelbagai dokumen, termasuk inisial dalam surat rasmi. Semasa saya menjadi penjawat awam, semua rakan seorganisasi mengetahui bahawa MIR ialah inisial saya. Warga organisasi kami tahu bahawa ABE adalah untuk Adnan bin Endut, MNR adalah untuk Mohd Nordin bin Ramli dan RBE adalah untuk Ruslin bin Ekon.

Apabila dua atau lebih inisial sama, satu cara menyelaraskannya adalah dengan menggunakan dua huruf pertama diikuti dengan angka. Misalnya, inisial baku Ahmad bin Abdul, Ali bin Abu dan Alawiah binti Asmahudi ialah ABA. Penyelarasannya, AA1 untuk Ahmad Abdul, AA2 untuk Ali bin Abu dan AA3 untuk Alawiah binti Asmahudi.

Dalam konteks surat rasmi, inisial ialah kod yang berupa singkatan nama pendraf dan jurutaip surat itu. Inisial diletakkan pada bahagian paling bawah dan di kiri halaman surat. Jikalau ada “salinan kepada”, inisial diletakkan selepas butiran penerima salinan.

Inisial pendraf surat menggunakan huruf besar. Bagi membezakan inisial pendraf dengan inisial jurutaip, lazimnya inisial jurutaip menggunakan huruf kecil. Contohnya adalah seperti yang di bawah.

Contoh 1a
Bahagian tandatangan, nama dan jawatan orang yang menandatangani surat.
ABE/nba

Contoh 1b
Bahagian tandatangan, nama dan jawatan orang yang menandatangani surat.
s.k.
1. Pegawai Pendidikan Daerah X
2. Guru Besar SK Y
MMA/mts

Dalam contoh 1a, ABE ialah deretan huruf awal Adan bin Endut. Beliaulah yang mendraf surat itu. Orang yang menaip surat ialah Norazline binti Abdullah. Inisialnya ialah nba. Dalam contoh 1b, pendraf surat ialah Maimunah binti Muhamad Ali. Inisialnya ialah MMA. Jurutaip surat itu pula ialah Mary Teresa Sumpong. Inisialnya ialah mts.

Inilah inisial contoh yang lazim kita temukan dalam surat rasmi. Dalam contoh ini, deretan tiga huruf besar mewakili nama pendraf. Deretan tiga huruf kecil pula mewakili nama jurutaip. Garis miring condong ke kanan memisahkan kedua-dua inisial itu. Tiada ruang antara garing miring dengan kedua-dua inisial.

Saya belum pernah menerima surat yang inisialnya menggunakan lima huruf. Namun saya pernah menerima beberapa pucuk surat yang inisialnya menggunakan empat huruf. Selain itu, pada tahun ini saya sudah menerima empat pucuk surat daripada Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) Malaysia. Inisial pendraf dalam keempat-empat pucuk surat itu menggunakan dua huruf besar. Inisial jurutaipnya pula ada yang menggunakan dua huruf dan ada juga yang menggunakan tiga huruf. Inisial jurutaip dalam keempat-empat pucuk surat itu menggunakan huruf kecil.

Penelitian saya terhadap beberapa banyak surat rasmi menunjukkan inisial jurutaip menggunakan huruf kecil. Antara contohnya termasuklah RAB/mc yang tercatat dalam sepucuk surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan (SPA).

Pada tahun 70-an, edaran diperbanyak dengan mesin pendua (siklostil). Antara inisial contoh yang saya temukan dalam edaran itu termasuklah MNL/ahs/mad. Inisial ketiga itu ialah singkatan nama orang yang mencetak surat.

Apabila kita menggunakan komputer secara meluas pula, jurutaip dan pencetak sudah kurang berfungsi. Pada kurun ke-21, saya mendapati ada beberapa banyak surat menggunakan inisial seperti MIR/=, ABE/= dan RBE/=. Inisial ini bermaksud pendraf, penaip dan pencetak ialah orang yang sama.

Mengapakah kita perlu mencatat inisial dalam surat rasmi? Adakah keperluan ini sentiasa dipatuhi? Adakah pendraf ialah orang yang menandatangani surat? Saya berharap pembaca blog ini sudi meninggalkan jawapan dalam ruangan ulasan.

Selain itu, biasa kita temukan tarikh dan/atau masa tercatat selepas inisial. Kita dapat menulisnya dengan berbagai-bagai cara. Antaranya termasuklah 20090829 untuk tarikh 29 Ogos 2009 dan 10.00 pagi untuk masa. Sebenarnya perkara ini dan apa-apa perkara lain yang tercatat selepas inisial wajar dihuraikan. Namun, biarlah masukan ini bernoktah di sini.

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi

Esei ini ditulis pada tahun 2004 dan dikemas kini pada tahun 2007 dan 2008. Esei ini masih bermanfaat untuk penulis dan pengurus surat rasmi. Jikalau ada perkembangan terkini atau keperluan khusus sesuatu organisasi, silalah kongsikan perkara itu dalam ruangan ulasan.

1. Pendahuluan

Surat rasmi ialah surat yang ditulis untuk urusan rasmi seperti urusan pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat perniagaan, institusi pengajian tinggi dan pertubuhan berdaftar. Surat rasmi ditaip dengan rapi di atas kertas yang bermutu. Organisasi yang besar menggunakan kertas khas yang dicetak dengan kepala surat. Dalam zaman teknologi maklumat dan komunikasi ini, surat rasmi diproses dengan menggunakan perisian komputer.